Deze versie van de juridische statuten werd goedgekeurd op 23 oktober 2023 en is sindsdien actief.
U kan dit document ook downloaden als PDF.
In geval van verschillen tussen de PDF en de website, zullen steeds de artikels in de PDF als geldig beschouwd worden.
De vereniging draagt de naam "WiNA Gent". De naam moet steeds door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of de afkorting "vzw" worden voorafgegaan of gevolgd.
De vereniging behoudt zich het recht voor om in alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm uitgaande van de vereniging de verkorte benamingen "WiNA" en "WiNA Gent" te gebruiken.
De zetel van de vereniging is gevestigd te Krijgslaan 281, 9000 Gent, gelegen in het Vlaamse Gewest.
De vereniging beoogt enerzijds om informatie te verstrekken aan de studenten en anderzijds om contacten te leggen tussen de studenten onderling door het organiseren van activiteiten. Dit gebeurt in een geest van pluralisme en politieke en ideologische ongebondenheid.
De vereniging kan meer algemeen alle middelen aanwenden die rechtstreeks of onrechtstreeks tot de verwezenlijking van het doel bijdragen. De vereniging kan ter uitvoering van wat hierboven bepaald is, onder meer alle eigendommen of zakelijke rechten verwerven, in huur nemen, verhuren, personeel aanwerven, rechtsgeldige overeenkomsten sluiten, fondsen inzamelen, kortom alle activiteiten uitoefenen of laten uitoefenen die haar doel rechtvaardigen. In het kader van het realiseren van haar doel, kan de vereniging zelfs handelsdaden stellen in zoverre de opbrengst hiervan uitsluitend besteed wordt aan het realiseren van haar belangeloze doelstelling.
De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur.
De vereniging bestaat uit werkelijke leden, toegetreden leden en ereleden.
De volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de Algemene Vergadering, komt uitsluitend toe aan de werkelijke leden en niet aan de toegetreden leden of ereleden.
De vereniging telt ten minste drie werkelijke leden.
Ondergetekende oprichters zijn de eerste werkelijke leden.
Het lidmaatschap geldt telkens tot het einde van het lopende werkjaar.
De werkelijke leden worden ook wel het praesidium genoemd.
De werkelijke leden van de vereniging zijn verplicht:
De werkelijke leden van de vereniging hebben alleszins het recht:
Alle studenten die ingeschreven zijn in een WiNA-opleiding, kunnen lid worden van WiNA. Een student is pas lid wanneer het lidgeld betaald is.
Het bestuur kan uitzonderingen toestaan aan de studenten die niet voldoen aan de beschrijving in het eerste lid. De persoon die lid wenst te worden, stuurt een schriftelijke aanvraag, vergezeld van een motivering, aan de voorzitter van het bestuur. Het bestuur beslist over deze aanvraag op haar eerstvolgende vergadering.
De toegetreden leden verkrijgen noch rechten, noch plichten. Ze genieten wel de voordelen die aan het lidmaatschap verbonden zijn.
Alle natuurlijke personen die een voldoende nauwe band hebben met één van de WiNA-opleidingen zoals daar zijn, doch niet beperkt tot professoren, assistenten, oud-studenten, kunnen erelid worden van WiNA. Eventueel kunnen ook anderen erelid worden van WiNA, indien de Algemene Vergadering hier zo over beslist. Studenten kunnen geen erelid worden, met uitzondering van vroegere voorzitters van WiNA, studenten die minder dan 27 studiepunten opnemen aan Europese instellingen voor hoger onderwijs, en doctoraatstudenten, of studenten al in het bezit van een master. Erelid is elke persoon die voldoet aan deze bepalingen en zijn/haar jaarlijkse erelidgeld heeft betaald.
Elke Voorzitter van WiNA kan na voltooiing van zijn of haar bestuursjaar levenslang erelid met hoogste rang worden zonder erelidgeld te hoeven betalen.
Op de eerste Algemene Vergadering van het werkjaar kan de Algemene Vergadering beslissen om aan een natuurlijk persoon die geen lid is van de Algemene Vergadering een erelidmaatschap uit te reiken voor dat werkjaar en dit zonder erelidgeld te hoeven betalen.
De ereleden verkrijgen noch rechten, noch plichten. Ze genieten wel de voordelen die aan het erelidmaatschap verbonden zijn.
Het jaarlijkse lidgeld voor werkelijke leden en toegetreden leden bedraagt maximaal 25 euro. De Algemene Vergadering beslist voor aanvang van het werkjaar het correcte bedrag en communiceert dit duidelijk naar de studenten. Het maximale lidgeld mag jaarlijks geïndexeerd worden met de consumptieprijsindex van België.
Het erelidgeld voor ereleden per soort erelidmaatschap wordt door de Algemene Vergadering vastgelegd voor aanvang van het werkjaar en bedraagt maximaal 200 euro. Het maximale erelidgeld mag jaarlijks geïndexeerd worden met de consumptieprijsindex van België.
Elk werkelijk lid kan te allen tijde ontslag nemen uit de vereniging mits het Bestuur schriftelijk in te lichten. De kennisgeving bevat een omstandige motivering vanwege dat uittredend lid. Het ontslag heeft slechts uitwerking daags na de eerstvolgende Algemene Vergadering.
De Algemene Vergadering kan in dit geval een nieuw werkelijk lid ter vervanging van het uittredend werkelijk lid aanstellen met gewone meerderheid van stemmen.
Er zijn twee statutaire organen, m.n.
De vereniging wordt bestuurd door een Bestuur van minstens drie bestuurders. De bestuurders handelen als college. Het Bestuur bevat de voorzitter, de ondervoorzitter en de penningmeester. Zij zijn alle drie werkelijk lid.
Het Bestuur wordt verkozen door de werkelijke leden, toegetreden leden en ereleden van de vereniging.
De kandidaten dienen op datum van hun kandidatuur:
Een stem is geldig wanneer het stemformulier voor elke functie aan de volgende voorwaarden voldoet. Op elke kandidaat kan er voor, tegen of blanco gestemd worden. De stemgerechtigden kunnen slechts zoveel voorstemmen uitbrengen per functie, met een maximum van één stem per kandidaat, als er vacatures zijn voor die functie.
Kandidaten worden verkozen bij gewone meerderheid van uitgebrachte stemmen. Wanneer er meerdere vacatures, als ook meerdere kandidaten zijn, worden de vacatures bekleed in volgorde van het aantal voorstemmen.
Bij een gelijk aantal voorstemmen voor eenzelfde vacature wordt een nieuwe stemronde georganiseerd voor deze vacature.
Indien bij de verkiezingen geen voltallig Bestuur werd verkozen, dan duidt de Algemene Vergadering zoveel bestuurders aan als er nodig zijn om te voldoen aan het statutair minimum. De voorwaarde als omschreven in artikel 14, tweede lid, ten tweede, geldt dan niet meer.
De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit.
Een bestuurslid moet tijdens het uitvoeren van het mandaat, steeds voor minstens 27 studiepunten ingeschreven zijn aan de Universiteit Gent (met uitzondering van het masterafstudeerjaar en het master-na-masterafstudeerjaar).
De bestuurders worden benoemd voor de termijn van een werkjaar en zijn herverkiesbaar. De bestuurders kunnen te allen tijde door de Algemene Vergadering uit hun functie worden ontslagen of vrijwillig ontslag nemen. Zo door afzetting of vrijwillig ontslag het aantal bestuurders is teruggevallen tot onder het wettelijk minimum, dan blijven de bestuurders in functie totdat in hun vervanging is voorzien. Tot vervanging van de bestuurders draagt de voorzitter nieuwe kandidaten voor. Indien in de vervanging van de voorzitter moet worden voorzien, wordt het voorzitterschap waargenomen door de vicevoorzitter tot een nieuwe voorzitter verkozen is.
De bestuursleden kunnen ontslag nemen bij schriftelijk gemotiveerde ontslagbrief die aan de Algemene Vergadering en het Bestuur wordt medegedeeld. Het ontslag heeft uitwerking daags na de eerstvolgende Algemene Vergadering, waarop het ontslag wordt bekrachtigd.
Eén vijfde van de werkelijke leden kunnen samen de Algemene Vergadering bijeenroepen om over een motie van wantrouwen te stemmen tegen een bestuurslid. De Algemene Vergadering kan zonder motivatie bij gewone meerderheid van de stemmen een bestuurslid ontslaan.
Behoudens bij vrijwillig of gedwongen ontslag, neemt hun mandaat een einde bij de aanstelling van een nieuw Bestuur.
De Algemene Vergadering beslist over de kwijting van de bestuurders na de goedkeuring van de jaarrekening.
De voorzitter roept het Bestuur bijeen. De voorzitter zit de vergadering voor. In geval van zijn afwezigheid wordt hij vervangen door de vicevoorzitter. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of van degene die hem vervangt doorslaggevend, indien er minstens drie stemmen uitgebracht zijn. Het Bestuur kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is. Indien dit quorum niet wordt bereikt, kan op een verdaagde vergadering van het Bestuur over dezelfde agenda geldig beraadslaagd en beslist worden indien ten minste twee bestuurders aanwezig zijn.
Iedere bestuurder kan op een schriftelijke wijze volmacht geven aan een andere bestuurder om hem op een vergadering van het Bestuur te vertegenwoordigen. Het Bestuur kan ook vergaderen per telefoon-, e-mail- of videoconferentie.
Van elke vergadering worden notulen opgemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken en ingeschreven in een daartoe bestemd register. De uittreksels die moeten worden overgelegd en al de andere akten, worden geldig ondertekend door de voorzitter of een bestuurder.
Het Bestuur leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Het is bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van deze die door de wet of de statuten uitdrukkelijk aan de Algemene Vergadering zijn voorbehouden. Het Bestuur kan ook daden van beschikking stellen, met inbegrip van onder meer: het vervreemden, zelfs om niet, van roerende of onroerende goederen, het hypothekeren, het lenen en uitlenen, alle bankverrichtingen, het opheffen van hypotheken. Het bestuur kan voor bepaalde handelingen en taken, en voor daden van dagelijks bestuur, een volmacht geven aan de leden van de Algemene Vergadering. Die handelingen en taken, en daden van dagelijks bestuur, worden in het Intern Huisreglement vastgelegd.
De Algemene Vergadering beslist over het door het Bestuur voorgestelde Intern Huisreglement. Wijzigingen aan het Intern Huisreglement kunnen worden opgesteld door het Bestuur, doch dienen ter bekrachtiging worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Bij dit Intern Huisreglement mogen, zonder strijdig te zijn met de bindende voorschriften van de wet of van de statuten, alle maatregelen worden getroffen in verband met de toepassing van de statuten en de regeling van de maatschappelijke zaken in het algemeen, en kan aan de leden of hun rechtverkrijgenden alles worden opgelegd wat in het belang van de vereniging wordt geacht.
De Algemene Vergadering is samengesteld uit de werkelijke leden van de vereniging.
De werkelijke leden kunnen zich op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen door een ander werkelijk lid. Een werkelijk lid kan maximaal 1 volmacht verkrijgen. De volmacht wordt schriftelijk gegeven en moet kunnen worden voorgelegd.
De Algemene Vergadering wordt verkozen door de werkelijke leden, toegetreden leden en ereleden van WiNA.
De kandidaten dienen op datum van hun kandidatuur toegetreden lid te zijn.
Een stem is geldig wanneer het stemformulier voor elke functie aan de volgende voorwaarden voldoet. Op elke kandidaat kan er voor, tegen of blanco gestemd worden. De stemgerechtigden kunnen slechts zoveel voorstemmen uitbrengen per functie, met een maximum van één stem per kandidaat, als er vacatures zijn voor die functie.
Kandidaten worden verkozen bij gewone meerderheid van uitgebrachte stemmen. Wanneer er meerdere vacatures, als ook meerdere kandidaten zijn, worden de vacatures bekleed in volgorde van het aantal voorstemmen.
Bij een gelijk aantal voorstemmen voor eenzelfde vacature wordt een nieuwe stemronde georganiseerd voor deze vacature.
Indien na de verkiezing niet alle vacatures bekleed worden, kan de Algemene Vergadering werkelijke leden verkiezen voor deze vacatures bij gewone meerderheid van stemmen, zonder het aanmaken van nieuwe vacatures.
De Algemene Vergadering is het beraadslagend, stemmend en beslissend orgaan.
De Algemene Vergadering is exclusief bevoegd voor:
De werkelijke leden kunnen elk één stem uitbrengen, behoudens wanneer ze over een volmacht beschikken.
De Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen door het Bestuur, op eigen initiatief, telkens wanneer de statuten daarin voorzien of telkens wanneer ten minste één vijfde van de werkelijke leden gezamenlijk daarom verzoekt. In laatstgenoemd geval roept het Bestuur de Algemene Vergadering bijeen binnen eenentwintig dagen na het verzoek tot bijeenroeping. De Algemene Vergadering wordt uiterlijk gehouden op de veertigste dag na dit verzoek.
Oproepingen voor de Algemene Vergadering worden per gewone post of via e-mail, ten minste vijftien dagen tevoren aan alle werkelijke leden verzonden. De agenda wordt bij de oproeping gevoegd. Elk voorstel, ondertekend door ten minste één van de werkelijke leden en tijdig overgemaakt aan de voorzitter van het Bestuur, wordt op de agenda gebracht.
De voorzitter van het bestuur leidt de Algemene Vergadering. Hij staat in voor het ordelijk verloop van de Algemene Vergadering.
De Algemene Vergadering keurt het verslag van de vorige Algemene Vergadering goed vooraleer de andere agendapunten te bespreken. Indien geen meerderheid kan worden bereikt, wordt het verslag gewijzigd na onderling overleg met de werkelijke leden, waarna het onmiddellijk opnieuw ter goedkeuring aan de Algemene Vergadering wordt voorgelegd.
Van elke vergadering worden notulen gemaakt welke worden ondertekend door de voorzitter. De notulen worden opgenomen in een daartoe bestemd register. Uittreksels worden geldig ondertekend door de voorzitter of door een bestuurder. De notulen vermelden steeds alle aanwezigen.
Aanwezigheids- of meerderheidsquora dienen steeds te worden vastgesteld op het dichtst bijliggende geheel getal boven of gelijk aan het exacte getal met cijfers na de komma (2/3 van 23 is bijvoorbeeld gelijk aan 16).
Behoudens wanneer de statuten een bijzonder aanwezigheidsquorum vereisen, kan de stemming geldig verlopen wanneer de meerderheid van de werkelijke leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
Telkens wanneer dit aanwezigheidsquorum niet wordt gehaald, wordt de Algemene Vergadering met één week verdaagd en wordt op die verdaagde Algemene Vergadering over de oorspronkelijke agenda geldig beraadslaagd en gestemd ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde werkelijke leden.
Behoudens wanneer de statuten een bijzondere meerderheid voorzien, wordt een beslissing genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend.
Wanneer de Algemene Vergadering dit nodig acht, kan een deel van de Algemene Vergadering, al dan niet de volledige Algemene Vergadering, gesloten worden voor niet-werkelijke leden mits er minstens zeven dagen op voorhand een stemming plaats vindt met twee derde meerderheid.
Over een statutenwijziging kan de Algemene Vergadering alleen op geldige wijze beraadslagen en besluiten wanneer de wijzigingen uitdrukkelijk zijn vermeld in de oproeping en wanneer ten minste twee derde van de werkelijke leden op de Algemene Vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
Een wijziging kan alleen worden aangenomen met een meerderheid van twee derde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde werkelijke leden. Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend.
Wanneer de wijziging evenwel betrekking heeft op het doel of op de doeleinden waarvoor de vereniging is opgericht, kan zij alleen worden aangenomen met een meerderheid van vier vijfde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde werkelijke leden. Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend.
Ingeval op de eerste vergadering minder dan twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen, die geldig kan beraadslagen en besluiten alsook de wijzigingen aannemen met de meerderheden bedoeld in het tweede of het derde lid ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde werkelijke leden. De tweede vergadering mag niet binnen vijftien dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden.
Er kan in twee situaties beroep gedaan worden op het WiNA-fonds onder de hieronder bepaalde voorwaarden zijnde als "lustrumfonds" of als "noodfonds".
Wanneer het WiNA-fonds gebruikt wordt als "lustrumfonds" kan het Bestuur een aanvraag doen om gedurende het werkjaar tot maximaal 50 procent van het fonds aan te werven.
Wanneer het WiNA-fonds gebruikt wordt als "noodfonds" kan het Bestuur een aanvraag doen om het fonds, gedeeltelijk of volledig, aan te werven.
Beide aanvragen worden goedgekeurd door de Algemene Vergadering met een tweederdemeerderheid.
Het WiNA-fonds wordt gefinancierd door een jaarlijkse afname van de winst zoals deze volgt uit de jaarrekening van de vereniging.
De afname ten bate van het WiNA-fonds bestaat uit minimaal 20 procent van de winst zoals deze volgt uit de jaarrekening.
Het Bestuur houdt toezicht op de naleving van de statuten, het Intern Huisreglement en de besluiten van de organen door de leden. Indien een werkelijk lid verzaakt haar verplichtingen uit hoofde van de statuten, het Intern Huisreglement en de besluiten van de organen na te komen, dan kan het Bestuur het werkelijk lid schriftelijk vermanen. Binnen de door het Bestuur gestelde termijn, die niet minder dan twee weken mag bedragen, kan het werkelijk lid zich met de statuten, het Intern Huisreglement en de besluiten van de organen in regel stellen.
Een werkelijk lid dat zijn verplichtingen ernstig schendt, zijn verplichtingen herhaaldelijk schendt of zich niet binnen de in een aanmaning gestelde termijn in regel stelt, kan door het Bestuur van bepaalde rechten die door de statuten worden toegekend, of door het Bestuur of de Algemene Vergadering van andere rechten, worden uitgesloten.
Tot die rechten behoren in het bijzonder stemrecht op één of meer Algemene Vergaderingen.
De beslissing een recht aan een werkelijk lid te ontnemen, wordt schriftelijk te kennis gebracht en omstandig gemotiveerd door het Bestuur.
Het werkelijk lid wiens statutaire rechten werden ontnomen, heeft het recht eenmalig een buitengewone Algemene Vergadering samen te roepen om haar pleit te verdedigen. De Algemene Vergadering kan met een gewone meerderheid de sanctie opheffen.
Indien een toegetreden lid of erelid zich niet aan de bepalingen van de Statuten of het Intern Huisreglement houdt, kan het Bestuur overgaan tot de schorsing van het lid in kwestie.
Indien een werkelijk lid zich niet aan de bepalingen van de Statuten of het Intern Huisreglement houdt, kan de Algemene Vergadering, na stemming bij tweederdemeerderheid, overgaan tot de schorsing van het lid in kwestie.
Een schorsing houdt in dat de persoon in kwestie voor de duur van de schorsing niet langer gebruik kan maken van de voordelen verbonden aan het lidmaatschap, waaronder bijvoorbeeld deelname aan bepaalde activiteiten.
Een schorsing heeft steeds een maximale duur van 3 maanden. Daarna kan er nog eens met 3 maanden worden verlengd. Deze verlenging wordt beslist door de Algemene Vergadering bij tweederdemeerderheid.
Indien een toegetreden lid of erelid zich niet aan de bepalingen van de Statuten of het Intern Huisreglement houdt, kan het Bestuur in het meest extreme geval overgaan tot de uitsluiting van het lid in kwestie.
Indien een werkelijk lid zich niet aan de bepalingen van de Statuten of het Intern Huisreglement houdt, kan de Algemene Vergadering, na stemming bij tweederdemeerderheid, in het meest extreme geval overgaan tot de uitsluiting van het lid in kwestie.
Een lid dat uitgesloten wordt, kan niet meer toetreden tot de vereniging, tenzij een uitzonderingsaanvraag door het Bestuur wordt goedgekeurd en dit pas na minstens 6 maanden.
De uitsluiting heeft niet de terugbetaling van het lidgeld tot gevolg.
Het werkjaar van de vereniging loopt van 1 juli tot 30 juni van het daaropvolgende kalenderjaar.
Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 juli tot 30 juni van het daaropvolgende kalenderjaar.
Het Bestuur bereidt de jaarrekening en begroting voor en legt ze ter goedkeuring voor aan de Algemene Vergadering. Na goedkeuring van de jaarrekening en begroting spreekt de Algemene Vergadering zich, bij afzonderlijke stemming, uit over de kwijting aan de bestuurders.
Het Bestuur draagt er zorg voor dat de jaarrekening en de overige in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen vermelde stukken binnen de dertig dagen na goedkeuring worden neergelegd op de griffie van de Ondernemingsrechtbank, of indien de wet dit vereist, bij de Nationale Bank van België.
De Algemene Vergadering komt minstens eenmaal per jaar bijeen om het Bestuur kwijting te verlenen en de jaarrekening goed te keuren.
Behoudens de gevallen van gerechtelijke ontbinding en van ontbinding van rechtswege, kan slechts de Algemene Vergadering tot ontbinding besluiten, op de wijze zoals bepaald in de wet.
De Algemene Vergadering kan de vrijwillige ontbinding van de vereniging alleen uitspreken onder dezelfde voorwaarden als die welke betrekking hebben op de wijziging van het doel van de vereniging.
Bij vrijwillige ontbinding benoemt de Algemene Vergadering, of bij gebreke daarvan de rechtbank, één of meer vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheid, alsmede de vereffeningsvoorwaarden.
Indien het aantal werkelijke leden tot onder drie vermindert, dan wordt de vereniging van rechtswege ontbonden, tenzij de vereniging opnieuw minimum drie werkelijke leden behaalt binnen de twaalf maanden na de datum waarop het aantal werkelijke leden onder het minimum van drie werkelijke leden wegzakte.
In geval van ontbinding zal de bestemming van de activa, na aanzuivering van de schulden, bepaald worden door de Algemene Vergadering. Deze dienen in elk geval tot een belangeloze doelstelling te worden aangewend.
Onder de WiNA-opleidingen verstaan we volgende opleidingen aan de Universiteit Gent:
De lijst is niet exhaustief.
Deze versie van het Intern Huisreglement werd goedgekeurd op 2 mei 2024. U kan dit document ook downloaden als PDF. In geval van verschillen tussen de PDF en de website, zullen steeds de artikels in de PDF als geldig beschouwd worden.
Addendum: Bepalingen der Drankspel Drieman.
De Statuten en het Intern Huisreglement liggen ter inzage in het WiNA-lokaal in de kelder van gebouw S9, Krijgslaan 281, Gent en kunnen tevens geraadpleegd worden op de WiNA-website.
Indien het Bestuur besluit om een uitzonderingsaanvraag te weigeren, dan moet dit schriftelijk worden gemeld aan de persoon in kwestie. Hierbij dient er ook een grondige motivering te worden meegegeven.
Op de eerstvolgende Algemene Vergadering brengt het Bestuur verslag uit van de binnengekomen uitzonderingsaanvragen en hun uitkomst.
Alle leden (zowel werkelijke als toegetreden leden) moeten zich steeds gedragen volgens ’de gedragscode voor leden en ereleden’ beschreven in sectie 8.
Er zijn vier niveaus van erelidmaatschap: steunende, zilveren, gouden en platina ereleden. Zilveren, gouden en platina ereleden mogen gratis naar het galabal en de ereledenactiviteit komen, indien deze georganiseerd worden. Steunende ereleden zijn ook welkom op de ereledenactiviteit, mits een extra betaling. Het bedrag hiervoor wordt vastgelegd door het Bestuur.
Daarnaast kan de AV bijkomende voordelen toekennen aan de verschillende niveaus van erelidmaatschap. Dit dient vastgelegd te worden op de eerste AV van het werkjaar.
Alle ereleden moeten zich steeds gedragen volgens ’de gedragscode voor leden en ereleden’ beschreven in sectie 8.
Het Bestuur, ook wel het Hoogpraesidium genoemd, is het hoogste bestuursorgaan van WiNA. Deze maken ook deel uit van het praesidium.
Het Hoogpraesidium bestaat uit de Praeses, de Vice-Praeses en de Quaestor (ook wel Penningmeester genoemd).
Het Hoogpraesidium beheert de bankrekening van WiNA. Elk Hoogpraesidiumlid heeft een bankkaart van WiNA en is gemachtigd hiermee betalingen uit te voeren in naam van WiNA. Ze zijn echter steeds verantwoordelijk voor hun eigen verrichtingen.
De Praeses is de voorzitter en woordvoerder van WiNA. Hij/zij roept het praesidium samen in vergadering en zit deze voor. Als voorzitter coördineert hij/zij de uitvoering van alle door het praesidium goedgekeurde initiatieven.
De Praeses vertegenwoordigt WiNA tijdens de Algemene Vergadering van het FK (FaculteitenKonvent Gent vzw). Hij/zij is ook verantwoordelijk voor het inschrijven van de leden bij het FK.
De Praeses staat samen met de Quaestor in voor de subsidies en de begroting. De begroting dient goedgekeurd te worden door het praesidium met tweederdemeerderheid voor het begin van het academiejaar.
De Praeses zit de vergaderingen van het praesidium voor. Hij/zij neemt de nodige maatregelen om de vergadering ordelijk te laten verlopen. Hij/zij bepaalt de agenda van de vergadering. De praesidiumvergaderingen zijn openbaar voor alle WiNA-leden. De vergadering moet achter gesloten deuren verlopen wanneer twee derde van de aanwezige praesidiumleden dit wenselijk acht.
Wanneer de Praeses in tijdelijke onmogelijkheid verkeert zijn/haar functie uit te oefenen, oefent de Vice-Praeses diens bevoegdheden ad interim uit, tot de onmogelijkheid heeft opgehouden te bestaan, wat door de Praeses wordt vastgesteld. De Vice-Praeses duidt een ander lid van het praesidium aan die tijdelijk de administratieve taken uitvoert waarvoor de Vice-Praeses verantwoordelijk is (zie Art. 4.3). Wanneer zowel de Praeses als de Vice-Praeses hun bevoegdheden niet kunnen uitoefenen doordat zij in de onmogelijkheid zijn, hun ontslag hebben ingediend of uit hun functie zijn ontzet, oefent het praesidiumlid met de meeste praesidiumervaring de bevoegdheden van Praeses uit. Indien meerdere mensen uit het praesidium evenveel praesidiumervaring hebben, kiest het praesidium met gewone meerderheid uit deze kandidaten een Praeses ad interim. Die Praeses ad interim duidt een Vice-Praeses aan die de administratieve taken uitvoert.
Indien een praesidiumlid, niet vermeld in Art. 4.2 tweede lid, in tijdelijke onmogelijkheid verkeert zijn functie uit te voeren, kent de Praeses de verantwoordelijkheden van dat praesidiumlid aan zichzelf of aan een ander praesidiumlid toe tot wanneer deze onmogelijkheid ophoudt te bestaan.
De Praeses is automatisch lid van elk comité dat door WiNA wordt ingericht.
De Vice-Praeses verzorgt de algemene administratie van WiNA. Hij/zij helpt de Praeses bij de voorbereiding van de vergadering. Een werkdocument wordt minstens zeven dagen voor de vergadering gedeeld met het praesidium. Op de vergadering noteert hij/zij het verslag. Binnen de drie dagen maakt de Vice-Praeses het verslag publiek aan het praesidium en de andere aanwezigen op de vergadering. Op aanvraag kunnen ook andere leden toegang krijgen tot deze voorlopige versie. Op de volgende praesidiumvergadering wordt het verslag goedgekeurd door het praesidium. Na goedkeuring maakt de Vice-Praeses het verslag publiek aan alle leden.
De Vice-Praeses is verantwoordelijk voor het jaarverslag en dit conform de eisen van de DSA (Dienst StudentenActiviteiten).
De Vice-Praeses is de contactpersoon voor de ereleden. Deze kunnen steeds bij hem/haar terecht met klachten, opmerkingen of vragen. De Vice-Praeses houdt ook de ereledenlijst bij.
De Quaestor (ook wel Penningmeester genoemd) is de financieel verantwoordelijke van WiNA. Op elke vergadering brengt hij/zij verslag uit over de financiële toestand. De Quaestor kan zelfstandig betalingen doen van de in de begroting voorziene uitgaven. Onvoorziene uitgaven onder de 50 euro kunnen door het Hoogpraesidium worden goedgekeurd. Onvoorziene uitgaven boven de 50 euro moeten door het praesidium worden goedgekeurd. De Quaestor is verantwoordelijk voor elke betaling die hij/zij in functie heeft verricht.
In de uitoefening van zijn/haar functie houdt de Quaestor de financiële verrichtingen bij. Elk lid van het praesidium mag de financiële verrichtingen opvragen en de Quaestor ter verantwoording roepen op de vergaderingen van het praesidium.
De Quaestor houdt een boekhouding bij waarin per activiteit de inkomsten en uitgaven opgelijst staan. Op de eerstvolgende praesidiumvergadering brengt hij/zij een financieel verslag hierover uit. Als de eerstvolgende vergadering minder dan 24 uur na afloop van de activiteit valt, mag dit verslag ook op de vergadering hierna uitgebracht worden.
De Quaestor kan niet ter verantwoording geroepen worden voor de financiële verrichtingen die voltrokken waren voor hij/zij in functie trad. Hij/zij blijft wel verantwoordelijk voor de financiële verrichtingen die hij/zij zelf doet, ook nadat hij de functie gedaan heeft.
De Quaestor maakt op het einde van het eerste semester een financieel semesterverslag op en presenteert dit op de eerste vergadering van het tweede semester.
De Quaestor maakt voor het eind van het academiejaar een financieel jaarverslag op en presenteert dit op de laatste vergadering van het praesidium. Het jaarverslag wordt samen met de financiële verrichtingen overhandigd aan de persoon die de functie van Quaestor opvolgt voor de aanvang van het nieuwe academiejaar.
Onder het praesidium verstaan we alle werkelijke leden (ook wel de leden van de Algemene Vergadering).
Een praesidiumlid mag nooit een persoonlijke opinie als standpunt van WiNA naar voor brengen.
Het praesidium moet wekelijks tijdens de lesweken een vergadering inlassen, tenzij dit wegens omstandigheden niet mogelijk is. Het praesidium kan met tweederdemeerderheid beslissen om eens een lesweek niet te vergaderen, maar dit nooit twee opeenvolgende lesweken. Alle praesidiumleden dienen aanwezig te zijn op de vergaderingen, tenzij ze een geldige reden hebben voor hun afwezigheid. Deze reden dient voor de vergadering te worden meegedeeld aan de Praeses.
De praesidiumleden helpen bij de organisatie en praktische uitvoering van algemene activiteiten.
Aan acties, georganiseerd in samenwerking met of door verenigingen met een politieke of ideologische inslag, kan WiNA slechts deelnemen na een raadpleging van alle leden.
Alle praesidiumleden (ook wel werkelijke leden genoemd) moeten zich steeds gedragen volgens de gedragscode beschreven in sectie 9.
Een praesidiumlid dat zijn/haar lint neerlegt of uit zijn/haar functie wordt ontzet, is meteen ontslagen en dient zijn/haar lint en WiNA-sleutel(s) in bij de Praeses, of bij de Vice-Praeses indien de Praeses aftreedt. Hij/zij brengt zijn/haar eventuele schulden in orde. Dit alles binnen de twee weken. WiNA vergoedt de eventuele kosten gemaakt bij aankoop van het lint.
De leden van het praesidium hebben het recht gebruik te maken van het schuldensysteem van WiNA. De limiet tot welke deze schulden mogen oplopen en de afbetalingstermijn worden vastgelegd door het bestuur en gecommuniceerd op de eerste Algemene Vergadering van het jaar. Alle schulden dienen ten laatste afbetaald te zijn op de laatste Algemene Vergadering van het jaar.
WiNA staat in voor de betaling van de praesidiumlinten en deze blijven dan ook eigendom van WiNA voor het volledige werkjaar. Nadat een praesidiumlid het werkjaar voltooid heeft, wordt het lint zonder extra kosten toegekend aan deze persoon.
De Schachtentemmer organiseert de cantussen door tijdig een thema te kiezen en voor inkleding en attributen te zorgen. Hij/zij speelt een belangrijke rol op cantussen als woordvoerder van de schachten. Hij/zij dient de volledige cantus zijn/haar functie correct te kunnen uitvoeren. Indien de Schachtentemmer zijn/haar functie niet kan uitvoeren op een cantus, duidt de Praeses een plaatsvervanger aan.
De Schachtentemmer staat in voor de organisatie van de ontgroening en voor het verschaffen van de ontgroeningscertificaten en de dooplintjes.
De Schachtentemmer moet minstens zes maanden ontgroend zijn bij WiNA.
De PR-Extern is verantwoordelijk voor het onderhouden en uitbouwen van de professionele relaties tussen WiNA en de buitenwereld, in het bijzonder met de sponsors. Hij/zij is verantwoordelijk voor alle sponsorovereenkomsten. Tevens is hij/zij verantwoordelijk voor de recruitment-diensten voor bedrijven. Dit houdt in dat hij/zij de recruitmentpagina op de WiNA-website dient te onderhouden en, wanneer toepasbaar, een jaarlijkse jobbeurs organiseert.
De PR-Intern is verantwoordelijk voor het bekendmaken aan de leden van het tijdstip, de locatie en eventueel andere nodige informatie omtrent een activiteit en dit ten laatste één week op voorhand. Dit gebeurt door middel van het ophangen van affiches en via sociale media. Hij/zij gaat ook langs bij de eerstejaars om mondelinge reclame te maken, dit gedurende het volledige eerste semester en optioneel tijdens het tweede semester. Hij/zij verstuurt ook de weekmail op zaterdagavond met een overzicht van aankomende activiteiten. Daarnaast is hij/zij verantwoordelijk voor het maken van niet-functiegebonden affiches.
De Cursus is verantwoordelijk voor de organisatie en de werking van de cursusdienst, die gericht is op het zo snel en goedkoop mogelijk ter beschikking stellen van cursussen, boeken, aanvullende notities en dergelijke. Hij/zij is ook verantwoordelijk voor de studiehulp- en cursussecties op de WiNA-website.
De Cursus heeft toegang tot het cursuskot en is hier te allen tijde verantwoordelijk voor.
De Scriptor is verantwoordelijk voor de redactie van ’t Strakske, het verenigingsblad van WiNA. Het aantal wordt in samenspraak met het praesidium bepaald.
De inhoud van ’t Strakske moet aanvaardbaar zijn voor de leden en mag geen aanstootgevend materiaal bevatten in navolging van het doel van de vereniging, zoals beschreven in de Statuten. De inhoud van het Strakske mag geen verkiezingspropaganda bevatten. In het bijzonder ook niet voor de verkiezingen van het praesidium. 't Strakske dient steeds goedgekeurd te worden door het praesidium.
De Cultuur staat in voor het organiseren van culturele activiteiten voor de leden van WiNA.
De Sport organiseert sportactiviteiten voor de leden van WiNA. Hij/zij zorgt tevens dat WiNA deelneemt aan zoveel mogelijk disciplines op facultaire en interfacultaire toernooien en andere sportaangelegenheden.
De Feest organiseert diverse feestactiviteiten zoals fuiven, themaclubavonden en eet- en drankactiviteiten.
De IT ontwikkelt en onderhoudt de applicaties, websites en servers van WiNA en draagt hier dan ook de volle verantwoordelijkheid voor. De IT is ook verantwoordelijk voor het nemen van backups van de gegevens en bestanden. Hij/zij zorgt ervoor dat de nodige praesidiumleden toegang krijgen tot de server.
De IT moet over de nodige computertechnische competenties beschikken om zijn/haar taak naar behoren uit te voeren. Dit wordt vastgesteld bij de kandidaatstelling door het kiescommissie, na advies van de uittredende IT.
De Cantor assisteert de Praeses bij het voorbereiden en het leiden van WiNA-cantussen. Hij/zij mag gedurende een jaar het WiNA-cantorlint dragen, net als de verantwoordelijkheid daarvoor.
De Cantor wordt jaarlijks verkozen op een cantus, idealiter op het einde van het voorgaande jaar. Elk gedoopt en ontgroend lid van WiNA kan zich voor deze functie kandidaat stellen. Kandidaten krijgen de gelegenheid om zich voor te stellen en te bewijzen. De verkiezing gebeurt bij handopsteking en een gewone meerderheid van de aanwezige gedoopte en/of ontgroende leden van WiNA.
Het praesidium kan, indien nodig, een vacature voor medewerkers open stellen.
Medewerkers zijn mensen die geen lid zijn van het praesidium en die door het praesidium worden goedgekeurd met gewone meerderheid.
Wanneer een medewerker aan een bepaalde activiteit meewerkt, verkrijgt hij/zij hiervoor enkele voordelen en/of vergoedingen. Deze worden, samen met de taken van de medewerker op de activiteit, op voorhand duidelijk afgesproken met het praesidium.
Een specifiek geval van een medewerker is een trustpersoon. Het praesidium kan ervoor kiezen om ´e´en of meerdere van deze trustpersonen aan te stellen. Hun rol is om als eerste contactpersoon op te treden bij problemen of gevallen van grensoverschrijdend gedrag. Trustpersonen mogen tijdens het uitvoeren van hun rol geen lid zijn van het doopcomit´e, het praesidium of het praesidium van het overkoepelende konvent. Bij de aanstelling van een trustpersoon wordt meteen afgesproken met het Hoogpraesidium tot welke activiteiten er toegang verleend wordt, alsook welke documenten geraadpleegd mogen worden. Verder wordt er steeds een strikte meldingsprocedure gevolgd wanneer de trustpersoon op de hoogte gebracht wordt door een lid van een probleem of een geval van grensoverschrijdend gedrag:
De milieuverantwoordelijke staat in voor communicatie met de cel duurzaamheid van de UGent en waakt over de milieuvriendelijkheid van WiNA’s initiatieven. De milieuverantwoordelijke is enkel lid van het praesidium als hij/zij nog een praesidiumfunctie heeft buiten milieuverantwoordelijke. De milieuverantwoordelijke wordt aangeduid door het praesidium op de eerste praesidiumvergadering van een nieuw praesidium.
Het praesidium kan slechts rechtsgeldig vergaderen wanneer minstens de helft van de praesidiumleden aanwezig is.
Een voorstel is aangenomen of verworpen bij een gewone meerderheid van de praesidiumleden, behoudens de tweederdemeerderheid welke bij de statuten vereist is ten aanzien van bepaalde beslissingen. Een voorstel dat aangenomen of verworpen is, kan slechts opnieuw behandeld worden in een latere vergadering wanneer een tweederdemeerderheid van het praesidium de noodzakelijkheid ervan erkent.
Ieder aanwezig praesidiumlid kan punten als varia toevoegen aan de agenda.
Het praesidium kan, naast de vergaderingen, verplicht worden aanwezig te zijn op activiteiten van WiNA. Een verplichte aanwezigheid op een activiteit moet minstens twee weken op voorhand aangekondigd worden aan het praesidium. Hierbij moet ook de tijdsduur van de verplichte aanwezigheid aangegeven worden.
Indien een verplichte activiteit minder dan twee weken op voorhand wordt aangekondigd, moet dit steeds door het praesidium goedgekeurd worden bij gewone meerderheid.
Er kunnen maximaal twee activiteiten per week verplicht worden. Indien men meer dan twee activiteiten per week wil verplichten, dient het praesidium dit goed te keuren bij gewone meerderheid.
Het praesidium krijgt, buiten de voordelen benoemd in de statuten en het intern huisreglement, geen verdere voordelen of vergoedingen automatisch toegewezen. Voor de start van het academiejaar stelt het Bestuur een oplijsting op van extra voordelen of vergoedingen. Deze worden dan door het praesidium goedgekeurd bij gewone meerderheid.
Het praesidium kan opteren om een dev-team op te richten. Dit is dan verantwoordelijk voor de ondersteuning van de IT bij het ontwikkelen van de websites. Het dev-team wordt samengesteld door de IT en goedgekeurd door het praesidium met een gewone meerderheid. Alle leden van het dev-team moeten zich steeds schikken volgens de Dev-team Policy in sectie 10.2.
Het doopcomité organiseert de doop en de verdere opdrachten voor de schachten.
De Schachtentemmer is verantwoordelijk voor het samenstellen van het doopcomité, bestaande uit maximaal zes leden exclusief Schachtentemmer en Praeses. In het doopcomité kunnen enkel (ere)leden zetelen die gedoopt en ontgroend zijn bij WiNA. Wanneer personen van verschillende genders zich kandidaat stellen om lid te worden van het doopcomité moet er van elk gender waarvoor kandidaten zijn minstens één persoon in het comité terecht komen mits deze persoon de minimale kwaliteiten en verantwoordelijkheden bezitten. Dit met het oog op het voorzien van voldoende personen waarbij schachten zich veilig en comfortabel voelen. Indien praeses en/of schachtentemmer vinden dat iemand niet de minimale kwaliteiten en verantwoordelijkheden bezit waardoor aan bovenstaande regel niet voldaan wordt, kan deze persoon uitgesloten worden van het doopcomité op voorwaarde dat praeses en/of schachtentemmer een motivatiebrief voorleggen die goedgekeurd wordt door het praesidium alvorens het praesidium mag verder gaan tot goedkeuring van het doopcomité met gewone meerderheid. Het kan vanaf dat moment op eigen initiatief samenkomen en beslissingen in verband met de doop nemen, zolang deze in samenspraak zijn met WiNA en met de regels die door het praesidium of hogere instanties opgelegd zijn.
Indien WiNA een eigen galabal organiseert, is de Feest verantwoordelijk voor het samenstellen van het galabalcomité, bestaande uit maximaal vijf leden exclusief Feest en Praeses. In het galabalcomité kunnen enkel (ere)leden van WiNA zetelen en deze moeten goedgekeurd worden door het praesidium met een gewone meerderheid. Het kan vanaf dat moment op eigen initiatief samenkomen en beslissingen in verband met het galabal nemen, zolang deze in samenspraak zijn met WiNA en met de regels die door het praesidium opgelegd werden.
Indien WiNA een lustrum organiseert, is de Praeses verantwoordelijk voor het samenstellen van het lustrumcomité, bestaande uit maximaal acht leden exclusief de Praeses. In het lustrumcomité kunnen enkel (ere)leden van WiNA zetelen en deze moeten goedgekeurd worden door het praesidium met een gewone meerderheid. Het kan vanaf dat moment op eigen initiatief samenkomen en beslissingen in verband met het lustrum nemen, zolang deze in samenspraak zijn met WiNA en met de regels die door het praesidium opgelegd werden.
De Cultuur is verantwoordelijk voor het samenstellen van het quizcomité, bestaande uit maximaal vijf leden exclusief Cultuur en Praeses. Ze organiseren de jaarlijkse WiNA-quiz. In het quizcomité kunnen enkel (ere)leden van WiNA zetelen en deze moeten goedgekeurd worden door het praesidium met een gewone meerderheid. Het kan vanaf dat moment op eigen initiatief samenkomen en beslissingen in verband met de quiz nemen, zolang deze in samenspraak zijn met WiNA en met de regels die door het praesidium opgelegd werden.
Het praesidium kan opteren om een redactie op te richten, bestaande uit maximaal drie leden exclusief Scriptor en Praeses. Deze zijn dan verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Scriptor bij het samenstellen van 't Strakske. De redactie wordt samengesteld door de Scriptor en goedgekeurd door het praesidium met een gewone meerderheid.
Het WWW-comité staat in voor de organisatie van het jaarlijkse WiNA-weekend, bestaande uit maximaal vijf leden exclusief de Praeses. In het WWW-comité kunnen enkel (ere)leden van WiNA zetelen en deze moet goedgekeurd worden door het praesidium met een gewone meerderheid. Het kan vanaf dat moment op eigen initiatief samenkomen en beslissingen nemen in verband met het WiNA-weekend, zolang deze in samenspraak zijn met WiNA en met de regels die door het praesidium opgelegd werden.
De PR-Extern is verantwoordelijk voor het samenstellen van het jobbeurscomité, bestaande uit maximaal vijf leden exclusief PR-Extern en Praeses. Ze organiseren de WiNA jobbeurs. In het jobbeurscomité kunnen enkel (ere)leden van WiNA zetelen en deze moeten goedgekeurd worden door het praesidium met een gewone meerderheid. Het kan vanaf dat moment op eigen initiatief samenkomen en beslissingen in verband met de jobbeurs nemen, zolang deze in samenspraak zijn met WiNA en met de regels die door het praesidium opgelegd werden.
Deze bepalingen omtrent de verkiezingen zijn van kracht voor de verkiezingen van de leden van het Bestuur (Hoogpraesidium) en de Algemene Vergadering (Praesidium). Deze verkiezingen kunnen zowel gelijktijdig als apart gehouden worden.
De verkiezing van het praesidium dient jaarlijks te gebeuren.
Het uittredend Praesidium is verantwoordelijk voor de organisatie van de verkiezingen. Zij leggen de datum(s) vast voor de verkiezingsdag(en) en de kiesvergadering(en) en dit minstens een maand voor de verkiezingsdag(en). Het praesidium bepaalt dan ook het aantal vacatures per functie. Bij gelijktijdige verkiezingen voor het Bestuur en de Algemene Vergadering, kan éénzelfde kiesvergadering dienst doen voor beide verkiezingen. De datum(s) van de kiesvergadering(en) valt minstens vier lesdagen en maximaal twee lesweken voor de verkiezingsdag(en).
De Algemene Vergadering stelt een kiescommissie op, bestaande uit werkelijke leden. Bij gelijktijdige verkiezingen voor het Bestuur en de Algemene Vergadering, kan ´e´enzelfde kiescommissie dienst doen voor beide verkiezingen. Niemand kan verplicht worden om deel uit te maken van deze kiescommissie(s). De leden van de kiescommissie(s) kunnen zichzelf niet langer kandidaat stellen voor een nieuw mandaat. De Algemene Vergadering keurt de samenstelling van deze kiescommissie(s) goed met een tweederdemeerderheid.
VerplichtingenNeutraliteit: Leden van de kiescommissie moeten te allen tijde neutraal blijven ten opzichte van alle kandidaten en kwesties die tijdens de verkiezingen aan bod komen. Zij mogen geen voorkeur, steun of afkeuring uiten ten aanzien van enige kandidaat of partij, in hun functie als kiescommissie.
Geheimhouding: Alle leden van de kiescommissie zijn verplicht tot geheimhouding omtrent de informatie die zij verkrijgen in de uitoefening van hun functie. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, stemresultaten, identiteit van stemmers en eventuele persoonlijke meningen of voorkeuren die tijdens het stemproces naar voren komen.
VerantwoordelijkhedenDe kiescommissie is verantwoordelijk voor:
Studenten die zich kandidaat willen stellen, kunnen dat doen door hun kandidatuur ten laatste 24 uur voor de kiesvergadering in te dienen bij de kiescommissie. Kandidaten moeten ook aanwezig zijn op de kiesvergadering, tenzij ze een geldige reden hebben voor hun afwezigheid. Deze moet voor de kiesvergadering aan de kiescommissie worden meegedeeld en door hen worden goedgekeurd.
Voor de publieke kiesvergadering beoordeelt de kiescommissie de ontvankelijkheid van de kandidaturen. De ontvankelijkheid van de kandidaturen wordt op de kiesvergadering bekend gemaakt. Door zich verkiesbaar te stellen, geeft de kandidaat aan de Statuten en het Intern Huisreglement te kennen en na te leven. Binnen de 24 uur na de kiesvergadering maakt de kiescommissie de kandidaturen bekend aan de leden.
Het voeren van campagne is toegestaan in de periode tussen de kiesvergadering en de verkiezingen. Daarbij moet de kandidaat alle bewijzen van kosten bijhouden. WiNA kan voor een deel tussenkomen in de gemaakte kosten. Het praesidium beslist voor de kiesvergadering een maximum bedrag voor deze tussenkomst en deelt dit mee op de kiesvergadering.
De Algemene Vergadering beslist samen met de datum van de verkiezingen ook de manier waarop deze zal plaatsvinden. Er kan op twee manieren verkiezingen georganiseerd worden: online of fysiek.
Het stemmen is geheim. Het geschiedt op uniforme stemformulieren.
Online verkiezingenBij een online verkiezing wordt gebruikgemaakt van een onafhankelijk platform (niet gehost door WiNA zelf), waarbij de anonimiteit van de stemmen zo goed mogelijk gegarandeerd kan worden. Het desbetreffende platform wordt goedgekeurd door het praesidium met tweederdemeerderheid. Alle stemgerechtigden ontvangen voor de aanvang van de verkiezingen een mail met de nodige informatie over de stemprocedure en een overzicht van de kandidaten. Daarnaast ontvangen alle stemgerechtigden op de dag van de verkiezingen via mail een uitnodiging om hun stem uit te brengen.
Bij een online verkiezing is het niet mogelijk om met een volmacht te stemmen.
Fysieke verkiezingenBij een fysieke verkiezing is de kiescommissie verantwoordelijk voor het voldoende voorhanden zijn van stemformulieren tijdens de stemming. Elke stemgerechtigde persoon ontvangt, na verificatie van stemgerechtigheid aan de hand van zijn/haar geldige identiteitskaart, studentenkaart of WiNA-lidkaart, een stemformulier. Het formulier wordt na het stemmen gedeponeerd in de ter plaatse beschikbare en verzegelde stembus. Bij het indienen moet het stemformulier door een lid van de kiescommissie afgestempeld of geparafeerd worden. De kiescommissie kijkt erop toe dat iedereen slechts 1 stem kan uitbrengen.
Ereleden en ex-praesidium-leden mogen per e-mail stemmen. Andere leden dienen hiervoor een door het praesidium goedgekeurde motivatie te hebben. Volmachten worden alleen toegestaan aan mensen in bezit van een toestemming met handtekening en kopie van de identiteits- of studentenkaart van de desbetreffende persoon. Elke stemgerechtigde kan voor maximaal ´e´en andere stemgerechtigde stemmen via de volmachtprocedure die hierboven beschreven staat.
Omgaan met Technische Problemen of Andere Onvoorziene OmstandighedenIn het geval van technische problemen met het stemplatform, significante verstoringen van het stemproces, of andere onvoorziene omstandigheden die een eerlijke en toegankelijke stemming voor alle stemgerechtigden belemmeren, heeft het Bestuur de bevoegdheid om een of meer van volgende maatregelen te nemen:
a) Verlenging van de Verkiezingsperiode: Het Bestuur mag besluiten de verkiezingsperiode met maximaal 48 uur te verlengen om het probleem op te lossen en een eerlijke stemming te waarborgen.
b) Alternatieve Stemprocedures: Indien nodig mag de kiescommissie een alternatieve stemprocedure voorstellen. Dit alternatief moet op elk vlak hetzelfde niveau van anonimiteit en WiNA Gent vzw 2 veiligheid van de stemming en stemmer waarborgen. Elk alternatief moet vooraf unaniem worden goedgekeurd door het Bestuur.
c) Fysieke Stemlocatie: Indien de online verkiezingen onmogelijk zijn, kan het Bestuur een fysieke stemlocatie instellen met strikte naleving van eventuele gezondheidsen veiligheidsvoorschriften. Deze locatie moet toegankelijk zijn voor alle stemgerechtigden, en er moeten maatregelen worden genomen om de anonimiteit van de stemmen te waarborgen. In dit geval wordt het einde van de verkiezingen ook automatisch met 24 uur uitgesteld.
d) Uitstel van de Verkiezingen: In uitzonderlijke gevallen, waarin geen van de bovenstaande oplossingen haalbaar is binnen de gegeven tijd en een eerlijke en toegankelijke stemming voor alle stemgerechtigden niet gegarandeerd kan worden, heeft het Bestuur, de bevoegdheid om de verkiezingen uit te stellen. Bij besluit tot uitstel van de verkiezingen is het Bestuur gehouden om, uiterlijk binnen 24 uur na het nemen van dit besluit, een nieuwe datum voor de verkiezingen vast te stellen. Deze nieuwe datum voor de verkiezingen moet gepland worden binnen een termijn van niet meer dan twee lesweken volgend op de datum van de oorspronkelijk geplande verkiezingen. Een uitzondering hierop is toegestaan indien er binnen een periode van 31 dagen na de oorspronkelijk geplande verkiezingsdatum reeds een andere verkiezing gepland staat. In dat geval is het toegestaan om het uitgestelde verkiezingsproces te combineren met de reeds geplande verkiezing, mits dit gebeurt binnen de gestelde tijdspanne van 31 dagen. Alle reeds uitgebrachte stemmen worden als ongeldig beschouwd en tellen niet mee in de uiteindelijke stemresultaten. Dit waarborgt dat alle stemgerechtigden gelijke kansen hebben om hun stem uit te brengen onder de nieuwe omstandigheden.
Het Bestuur is verplicht om alle leden onmiddellijk via mail te informeren over eventuele wijzigingen in de stemprocedure, inclusief de redenen voor de wijziging en details over de nieuwe procedure.
Na afloop van de verkiezingen dient het Bestuur een verslag in bij de Algemene Vergadering, waarin de genomen acties en de redenen daarvoor worden beschreven.
De telling van de stemmen is openbaar en verloopt volgens volgende procedure (in het geval van een fysieke verkiezing): één lid van de kiescommissie controleert de geldigheid van de stemformulieren en leest ze voor; twee andere leden van de kiescommissie turven elk apart de voorgelezen stemmen. Na het voorlezen van de stemmen worden de geturfde stemmen vergeleken. Indien deze niet overeen komen, worden de stemmen voor de desbetreffende functie opnieuw voorgelezen en herteld. Indien het verschil in stemmen minder dan 5% bedraagt, volgt er automatisch een hertelling. Dit totdat een telling een verschil groter dan 5% heeft of tot twee opeenvolgende tellingen hetzelfde resultaat bekomen.
Elke kandidaat heeft het recht een hertelling te vorderen, tenzij hij/zij door het praesidium werd uitgenodigd om de telling bij te wonen.
Alle geschillen over de verkiezingen die niet opgelost kunnen worden in overleg met de kiescommissie en het praesidium, dienen neergelegd te worden bij het FaculteitenKonvent Gent.
Bij WiNA hechten we veel waarde aan diversiteit en integratie. We streven ernaar een omgeving te bieden waar geen sprake is van bedreigingen en fysieke of verbale intimidatie. Discriminatie op grond van leeftijd, ras, geloof, geslacht, seksuele geaardheid, etc. is niet toegestaan.
We verwachten dat iedereen zorgzaam en respectvol omgaat met elkaar. De beste manier om grenzen te stellen aan grensoverschrijdend gedrag bestaat erin dat te voorkomen, door een cultuur te creëren waarin een positieve en respectvolle omgang met elkaar gestimuleerd wordt zodat iedereen deel kan uitmaken van een warme vereniging.
Het dagelijks omgaan met elkaar gaat bij WiNA uit van dezelfde normen en waarden als in de samenleving. We verwachten van jou dat je geen grenzen overschrijdt in termen van (cyber) pesten, stalken, intimideren, agressie, discriminatie, uitbuiting, enzovoorts. Wie zulk gedrag in de maatschappij stelt, overschrijdt een grens; bij WiNA is dat niet anders. Alle leden worden steeds verwacht zich te schikken volgens het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens.
Iedereen heeft individuele persoonlijke grenzen en het respect daarvoor vormt de basis van elke interpersoonlijke interactie. Besef dat jouw grenzen niet noodzakelijk dezelfde zijn als die van een ander, en vice versa.
Grensoverschrijdend gedrag en perceptie zijn onlosmakelijk verbonden: niet een bepaald gedrag an sich is noodzakelijk grensoverschrijdend omdat het aan bepaalde voorwaarden voldoet, wel de perceptie van dat gedrag door de ander.
Ook is de tijd geen bepalende factor: niet-grensoverschrijdend gedrag kan na verloop van tijd immers overgaan in grensoverschrijdend gedrag. Ook dan is dit grensoverschrijdend gedrag niet aanvaardbaar.
Leden van WiNA worden verwacht op een verstandige manier om te gaan met alcoholgebruik. Het aanzetten tot overmatig alcoholgebruik wordt niet getolereerd.
Leden van WiNA worden verwacht zich te houden aan de Belgische wetgeving. Criminele handelingen worden niet getolereerd binnen WiNA en zullen gesanctioneerd worden.
Alle leden van het praesidium moeten zich steeds aan de gedragscode voor leden en ereleden houden. Ze bekleden een voorbeeldfunctie voor alle leden binnen WiNA.
Praesidiumleden dragen een grote verantwoordelijkheid binnen de vereniging en met deze verantwoordelijkheid komen ook een aantal rechten. Elk praesidiumlid moet op een professionele manier omgaan met deze rechten en mag deze nooit misbruiken.
Deze Privacy Policy is geldig op alle webapplicaties van WiNA. In onderstaande lijst worden deze opgesomd.
| Applicatie | URL |
|---|---|
| WiNA Gent | wina-gent.be |
| MyWiNA | my.wina-gent.be |
| WiNA Career | career.wina-gent.be |
| WiNA Shop | shop.wina-gent.be |
| WiNA Studie | studie.wina-gent.be |
| WiNA Home | home.wina-gent.be |
| WiNA Schachten | schachten.wina-gent.be |
| WiNA Bank | bank.wina-gent.be |
Elke applicatie die niet in bovenstaande lijst vermeld staat, valt niet onder de verantwoordelijkheid van WiNA.
Door gebruik te maken van onze service, verstrekt u ons bepaalde gegevens. Dit kunnen persoonlijke gegevens zijn. We bewaren en gebruiken alleen de persoonlijke gegevens die door u rechtstreeks zijn verstrekt of waarvan duidelijk is dat deze aan ons zijn verstrekt om te worden verwerkt. Deze privacyverklaring is in de eerste plaats gericht op degenen die de website gebruiken als een priv´epersoon of in naam van een vereniging.
De gegevens die wij verwerken bij gebruik van onze website en faciliteiten:
De gegevens, door u aan ons verleend, zullen enkel voor praktische doeleinden gebruikt worden. Er zullen in geen geval gegevens doorgegeven worden aan derden zonder uw toestemming, met uitzondering de derden die hier worden vermeld:
Enkel de IT en het Hoogpraesidium hebben standaard toegang tot alle persoonlijke data. Verder heeft het praesidium toegang tot de UUID, de voor- en achternaam, alsook het al dan niet lid zijn van een gebruiker. Daarnaast hebben volgende praesidiumfuncties toegang tot bepaalde data:
Elke gebruiker van een WiNA Webapplicatie heeft het recht op elk moment zijn data op te vragen bij de IT. Daarnaast mag een gebruiker ook steeds vragen om (een deel van) zijn data permanent te verwijderen. Hiervoor dient de gebruiker een schriftelijk verzoek in bij het Hoogpraesidium.
We behouden ons het recht voor om deze verklaring te wijzigen. We raden u aan deze verklaring regelmatig te lezen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.
WiNA beheert een aantal servers waarop haar applicaties werken. De toegang tot de servers wordt steeds verleend na expliciete goedkeuring van het Hoogpraesidium. Hiervoor dient de persoon in kwestie eerst een intentieverklaring te ondertekenen waarin hij verklaart de informatie bevat op deze servers niet te zullen misbruiken om WiNA en/of leden van WiNA in diskrediet te brengen.
Alle applicaties, websites en servers zijn steeds volledig toegankelijk voor het Hoogpraesidium en de IT.
De toegang tot (een deel van) de WiNA servers kan ook verleend worden aan andere personen. Deze personen moeten:
De toegang tot de WiNA servers is ook steeds slechts tijdelijk gedurende de periode waarin dit noodzakelijk is. Op het einde van het werkjaar verlopen alle toegangen. Maximaal 2 personen, exclusief IT en Hoogpraesidium, mogen gelijktijdig toegang hebben tot de WiNA servers.
Toegang tot de server wordt steeds verleend aan de hand van een ssh-key.
De IT houdt een lijst bij van alle personen die toegang hebben (gehad) tot (een deel van) de WiNA servers.
Enkel IT en Hoogpraesidium mogen toegang hebben tot de databanken van WiNA. Het praesidium kan door stemming bij tweederdemeerheid iemand tijdelijk toegang geven tot de databanken indien dit nodig zou zijn.
De uitslag is 'voor' wanneer het aantal voorstemmen het aantal tegenstemmen overtreft en ook het aantal blancostemmen overtreft. De uitslag is 'tegen' wanneer het aantal tegenstemmen het aantal voorstemmen overtreft en ook het aantal blancostemmen overtreft. De uitslag is onbeslist indien geen van de vorige situaties zich voordoet. In dat geval neemt het Hoogpraesidium de beslissing. Het Hoogpraesidium heeft een motivatie nodig als hun keuze van 'voor' of 'tegen' minder stemmen gehaald heeft dan de andere keuze. Het praesidium beslist met handopsteking of deze motivatie gegrond is. Hiervoor kan men enkel voor of tegen stemmen en een gewone meerderheid is voldoende.
Ter illustratie, zij x, y en z respectievelijk het aantal voor-, tegen- en onthoudingsstemmen. Dan is de uitslag
De uitslag is 'voor' wanneer het aantal voorstemmen het dubbel van het aantal tegenstemmen overtreft en ook het aantal blancostemmen overtreft. De uitslag is 'tegen' wanneer het aantal voorstemmen het dubbel van het aantal tegenstemmen niet overtreft, maar het aantal voorstemmen of het aantal tegenstemmen het aantal blancostemmen wel overtreft. De uitslag is onbeslist indien geen van de vorige situaties zich voordoet. In dit geval wordt er herstemd, ditmaal zonder de mogelijkheid om blanco te stemmen.
Ter illustratie, zij x, y en z respectievelijk het aantal voor-, tegen- en onthoudingsstemmen. Dan is de uitslag