Het aantal vacatures per functie wordt elk jaar vastgelegd door het uittredend praesidium. Over het algemeen blijft de samenstelling van het praesidium vrijwel gelijk over de jaren heen, maar af en toe wijzigt dit toch. De aangegeven vacatures hieronder zijn van toepassing op de verkiezingen van 9 mei 2022.
Praeses
De praeses (voorzitter) is het hoofd van WiNA.
Deze is eindverantwoordelijke voor alle activiteiten georganiseerd door de kring, zetelt in het FK en zit de vergaderingen voor.
De voorzitter overziet ook de volledige werking van het praesidium en zorgt ervoor dat alles tijdig in orde wordt gebracht.
Daarnaast zit de Praeses ook de cantussen voor en leidt hij deze, ondersteund door de cantor, in goede banen.
De praeses, vice-praeses en quaestor vormen samen het Hoogpraesidium (bestuur) van WiNA Gent.
Vice-Praeses
De vice-praeses (ondervoorzitter) is verantwoordelijk voor vergaderverslagen, het jaarverslag en de ereleden.
De vice-praeses noteert het verslag tijdens de vergaderingen en herwerkt dit achteraf tot een overzichtelijk document.
Na hoogstens drie dagen moet dit gedeeld worden met de aanwezigen op de vergadering. Dit verslag wordt dan goedgekeurd op de volgende vergadering.
De praesidiumvergadering en de Algemene Vergadering (AV) zijn compleet gescheiden van elkaar.
Dit betekent dat verslagen van de AV worden goedgekeurd op de AV, en de verslagen van de praesidiumvergadering worden goedgekeurd op de praesidiumvergaderingen.
Onder de taken van de vice-praeses hoort ook het maken van het jaarverslag.
Dit verslag moet jaarlijks voor 10 februari ingediend worden bij de DSA.
Het jaarverslag is een verslag van het voorbije kalenderjaar, dus van 1 januari tot 31 december, wat anders is dan een academiejaar of een werkjaar bij WiNA.
Hierin komt een overzicht van een aantal activiteiten en aanvullende algemene informatie.
Quaestor
De quaestor (penningmeester) is de financieel verantwoordelijke van WiNA en is dus op de hoogte van elke cent die binnen en buiten gaat.
De grootste taken van de quaestor bestaan uit het opstellen van de begroting, het bijhouden van de boekhouding en het opstellen van de jaarrekening. Je werkt nauw samen met het cursusteam om de cursusverkoop in goede banen te leiden.
Voor de rest ben je als quaestor verantwoordelijk voor de bankrekening, het opstellen en betalen van facturen, het beheren van de kassa's op evenementen, het aankopen van materiaal voor evenementen, ...
Als quaestor vorm je samen met de praeses en de vice-praeses het bestuur van WiNA Gent VZW.
Als quaestor is het belangrijk dat je steeds keurig en net te werk gaat en dat je goed communiceert met je medebestuursleden en met de rest van het praesidium.
IT
In eerste instantie zorgt de IT dat de site geüpdatet blijft, dit gaat van uitzicht tot functionaliteit.
Deze zorgt ook dat andere praesidiumleden de nodige permissies krijgen op de site.
Van de IT wordt er ook verwacht om de servers te beheren.
Dit kan gaan om het configureren van een nieuwe site, het deployen van een geüpdatete site, het instellen van backups voor de verschillende servers, etc.
De IT zorgt er ook voor dat alle DNS records in orde staan.
De IT heeft de volle verantwoordelijkheid voor de verschillende WiNA servers en de verschillende sites.
De IT is dan ook de voorzitter van het dev-team.
Feest
Wat is WiNA nu zonder de iconische feestjes en clubavonden? Als Feest ben je daarom onmisbaar in onze kring.
Jij staat, samen met je mede-Feest, in voor het organiseren van themaclubavonden, de openingsfuif, Nacht der Wetenschappen (samen met de Feestjes van de andere wetenschapskringen) en het galabal.
Voor dat laatste krijg je zelfs extra hulp van je galabalcomité!
Sommige clubavonden komen jaarlijks terug als traditie (cocktailavond, kasteelavond, bierkoning-en ballenavond, …), maar jij mag die inkleden hoe jij wil.
Voor themaclubavonden ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de shiftenlijst, de inkopen, het maken van de banner en de poster en de opkuis.
Je moet dus zowel creatief als organisatorisch ingesteld zijn en een goede teamplayer zijn. Klinkt dit als iets voor jou? Dan wordt jij misschien wel de volgende Feest van WiNA!
Twee vacatures
Sport
De sportpraeses is verantwoordelijk voor alle sportactiviteiten van WiNA.
De sportpraeses probeert ervoor te zorgen dat WiNA het zo goed mogelijk doet op IFK's, het IFT, het Sporttoernooi der Wetenschappen, de 12-urenloop, enz. door de leden van WiNA te engageren om mee te doen.
Ook organiseert deze sportactiviteiten voor Winezen. Het is dan ook de bedoeling dat minstens 1 van beide sportpraesessen altijd aanwezig is op de eerdergenoemde evenementen.
Twee vacatures
Cultuur
De eerste taak van de cultuur is het opstellen van het quizcomité.
Dit is namelijk zijn grootste evenement en zonder goed quizcomité zal er heel (tot zelfs té) veel op zijn eigen schouders belanden.
Daarnaast organiseert de cultuur ook allerlei side-activities zoals onder andere: karting, lasershoot, karaoke-avond, spelletjesavond,...
Ook kan de cultuur zijn creativiteit uiten door eens een heel nieuwe activiteit te bedenken, zoals naar een lezing gaan van Lieven Scheire of een cultureel boottochtje organiseren, de keuze ligt volledig in zijn handen (en deze van de penning natuurlijk die het budget moet goedkeuren).
Kort samengevat: heb je wildse ideeën? Kom dan zeker op voor cultuur!
Scriptor
Als scriptor is het jouw taak om 't Strakske te maken.
In totaal zijn er 5 "unieke" Strakskes, waarbij de inhoud helemaal in jouw handen ligt.
Verder ligt ook de invulling een beetje in jouw handen.
Dit jaar werd er gewerkt met een redactie, deze zorgde voor de cover en enkele artikels, waardoor het als scriptor minder moeite is om voor iedere editie toffe artikels te zoeken.
Natuurlijk zal je bijna altijd zelf nog wat extra inhoud moeten creeeren, maar de taak is zo toch al verlicht.
Naast de artikels moet je er ook voor zorgen dat de verslagen van de verscheidene praesidiumleden compleet zijn.
Wees dus niet bang om een beetje te zagen!
Na het vergaren van de inhoud moet je ook de lay-out nog verzorgen en passende afbeeldingen invoegen.
Dit vraagt wel wat tijd, maar is een leuke bezigheid.
De LaTeX-template is ook zeer duidelijk, waardoor dit ook geen problemen zou mogen geven.
Naast de 5 unieke Strakskes is er ook nog het Infostrakske.
Het belangrijkste hierbij is de inhoud goed controleren op eventuele wijzigingen.
Dit kan gaan over de opleidingen, het on-campus leven of nog allerlei andere zaken.
PR-Extern
Als PR-Extern is het natuurlijk de bedoeling om sponsors bijeen te zoeken. Uiteraard begin je niet van nul, aangezien je voorgangers ook reeds goede relaties aangingen met verschillende bedrijven.
De eerste taak van de PR-Extern begint dan ook in de examenperiode van juni. Dan contacteer je best al eens de bedrijven die het afgelopen jaar een contract aangingen met de vraag of zij dit contract willen verlengen voor een volgend academiejaar.
Waarom zo vroeg beginnen? Sommigen nemen hun tijd om te antwoorden.
Doorheen het jaar is het dan vooral uitkijken naar nieuwe sponsors en sponsors vinden voor onze events. Ook zorg je ervoor dat de vacatures en het promotiemateriaal van de sponsors online komt te staan.
Daarnaast ben je ook verantwoordelijk om deftige prijzen te zoeken voor de jaarlijkse quiz van WiNA. Begin daar zo vroeg mogelijk mee, want dit blijkt een hele opgave.
Ook ben je verantwoordelijk voor de organisatie van de jobbeurs, ook hier moet je in de zomervakantie al reeds mee beginnen, want hier kruipt zeer veel tijd in en alles moet ruim op voorhand geregeld zijn.
Om de organisatie van de jobbeurs in goede banen te leiden word je wel bijgestaan door het jobbeurscomité.
PR-Intern
Als PR Intern sta je in voor verschillende zaken.
Het eerste wat je wekelijkse routine wordt, is het online zetten van de weekmeel.
Hierin schematiseer je alle activiteiten die WiNA in die bepaalde week plant en voeg je eventueel een persoonlijke toets toe.
Ten tweede moet er ook wekelijks langsgegaan worden bij eerstejaarsstudenten met een presentatie voor opkomende activiteiten. Dit doe je best tijdens de eerste lessen op maandag.
Ten derde zorg je voor de foto's op (speciale) clubavonden en sta je in voor de posts op de WiNA instagram.
Probeer om hele lelijke foto's niet online te zetten, want je zal sowieso de vraag krijgen om deze offline te halen.
Als laatste ben je verantwoordelijk om onze publiciteit in S9 te verzorgen. Je hangt dus elke week affiches op bij o.a. A0 en beschadigt geen affiches van andere verenigingen.
Ook belangrijk: spring voorzichtig om met de WiNA camera en laat deze te allen tijde in de kleine kelder achter.
Cursus
Als cursus ben je verantwoordelijk voor de cursusverkoop van WiNA. Dit houdt in dat je op tijd boeken en cursussen bestelt voor alle jaren van de 3 WiNA-richtingen.
Hiervoor werk je samen met de Standaard Boekhandel, vnl. via e-mail. Tweemaal per jaar in het begin van het semester worden de boeken en cursussen geleverd in het
cursuskot aan de ingang van S9, van daaruit organiseer je dan de verkoop. Andere verantwoordelijkheden van de cursus zijn o.a. het printen en verdelen van de
lidkaarten, het organiseren van de meter- en peteravond voor de eerstejaars, het onderhouden van de studiehulp
en het verzamelen van examenopgaves voor de studiehulp.
Twee vacatures
Schachtentemmer
Als schachtentemmer draag je de verantwoordelijkheid om de volgende generatie Winezen op te leiden. In deze taak wordt de Schachtentemmer bijgestaan door het Doopcomité, dat bestaat uit maximaal 8 leden inclusief Schachtentemmer en Praeses.
Het takenpakket van een Schachtentemmer is op te delen in 3 delen:
1. Eerstejaarsactiviteiten
In het begin van het academiejaar is het belangrijk om de eerstejaars en andere studenten die interesse hebben, kennis te laten maken met WiNA. Hiervoor is het belangrijk om een aantal activiteiten te organiseren zodat ze alle facetten van WiNA ontdekken.
2. Doop, ontgroening en schachten
De belangrijkste taak van de Schachtentemmer is samen met het Doopcomité het doop- en ontgroeningsproces organiseren. Dit zijn een aantal activiteiten, waaronder één of meerdere voordopen, de Doop, de Nadoop en de Ontgroening.
Tussen de Doop en de Ontgroening organiseren de Schachtentemmer en het Doopcomité meerdere activiteiten met de schachten om de groepssfeer te versterken. De temmer en het DC zorgen ook dat alle schachten tegen de ontgroening klaar zijn om volwaardige commilitones te worden.
3. Cantussen
Tijdens cantussen is de Schachtentemmer te allen tijde verantwoordelijk voor de schachten in de schachtenbak. Als de schachten zich niet gedragen tijdens de cantus wordt de schachtentemmer hier vaak ook voor gestraft.
De Schachtentemmer kiest ook de thema's voor bepaalde cantussen en zorgt voor inkleding en attributen.