WiNA Gent verwerkt via haar websites privacygevoelige of persoonsgegevens. WiNA Gent besteedt veel aandacht aan de bescherming van de persoonsgegevens. Wij verwerken gegevens in overeenstemming met de vereisten die zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (DPDA) en de General Data Protection Regulation (GDPR). WiNA is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. In onderstaande privacyverklaring zal uitgelegd worden waarom welke persoonsgegevens verzameld worden. We raden u aan dit aandachtig te lezen.

Voor vragen omtrent de privacy policy kan je steeds terecht bij onze IT door te mailen naar it@wina-gent.be.

De Privacy Policy werd het laatst gewijzigd op 29/11/2022.

Deze Privacy Policy is geldig op alle webapplicaties van WiNA. In onderstaande lijst worden deze opgesomd.

Elke applicatie die niet in bovenstaande lijst vermeld staat, valt niet onder de verantwoordelijkheid van WiNA.

Door gebruik te maken van onze service, verstrekt u ons bepaalde gegevens. Dit kunnen persoonlijke gegevens zijn. We bewaren en gebruiken alleen de persoonlijke gegevens die door u rechtstreeks zijn verstrekt of waarvan duidelijk is dat deze aan ons zijn verstrekt om te worden verwerkt. Deze privacyverklaring is in de eerste plaats gericht op degenen die de website gebruiken als een privépersoon of in naam van een vereniging.

De gegevens die wij verwerken bij gebruik van onze website en faciliteiten:

• Naam, ter identificatie van het lidmaatschap.
• E-mail, om kennis te geven van updates in verband met uw account en u te contacteren omtrent activiteiten indien u hier voor kiest.
• Gebruikersnaam, ter identificatie van het lidmaatschap.
• Studierichting, ter controle bij het aanvragen van een lidmaatschap.
• Instituut, ter controle bij het aanvragen van een lidmaatschap.
• Studentennummer, ter controle van het statuut ‘Student’. Zie ook ’Onze specifieke doelen’.
• Geboortedatum, om na te gaan of WiNA al dan niet alcoholische dranken mag aanbieden.
• Extern mailadres (optioneel), om te gebruiken in het geval dat het primair emailadres gedeactiveerd wordt.
• Activiteiten waarvoor u bent ingeschreven, om de organisatie te vergemakkelijken en onze werking te verbeteren.

De gegevens, door u aan ons verleend, zullen enkel voor praktische doeleinden gebruikt worden. Er zullen in geen geval gegevens doorgegeven worden aan derden zonder uw toestemming, met uitzondering de derden die hier worden vermeld:

Faculteitenkonvent Gent: Volgende gegevens worden gedeeld:

• Voornaam
• Achternaam
• Studentennummer
• Geboortedatum

Enkel de IT en het Hoogpraesidium hebben standaard toegang tot alle persoonlijke data. Verder heeft het praesidium toegang tot de UUID, de voor- en achternaam, alsook het al dan niet lid zijn van een gebruiker. Daarnaast hebben volgende praesidiumfuncties toegang tot bepaalde data:

• Sport: toegang tot 'sportvoorkeuren'
• Cursus: toegang tot status lidmaatschap
• PR-Intern: toegang tot het al dan niet ontvangen van de weekmeel
• PR-Extern: toegang tot het al dan niet ontvangen van de recruitment mail

Elke gebruiker van een WiNA Webapplicatie heeft het recht op elk moment zijn data op te vragen bij de IT. Daarnaast mag een gebruiker ook steeds vragen om (een deel van) zijn data permanent te verwijderen. Hiervoor dient de gebruiker een schriftelijk verzoek in bij het Hoogpraesidium.

We behouden ons het recht voor om deze verklaring te wijzigen. We raden u aan deze verklaring regelmatig te lezen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.